Модулна концепция за системен мониторинг и оценка

За никого не е тайна, че към настоящия момент в България не съществува системен модул за професионална оценка, мониторинг и отчетен мениджмънт на проектите, осъществявани от неправителствените организации благодарение на изключителната подкрепа на добросъвестни външни донори, на първо място сред тях по всички показатели – Фондация “Отворено общество”. Поради това, вече е необходим експертен подход към проблема. Важно е да се отбележи, че един такъв модул в никакъв случай няма да се превръща в своеобразна ревизорска шапка – той е просто необходима, професионално съставна част от международния процес и утвърдената практика при подпомагане дейността на неправителствените организации (НПО).
            Цялостната концепция на модула за мониторинг и оценка се основава върху натрупания професионален опит именно в тази област, както и върху пълноценната база данни за движението на проектите между различните донори, точни данни за всяка организация, и не на последно място – история на проектната активност на неправителствените организации в България. Модулът ще заработи не от АБВ, а разполагайки с вече проверена ясна картина за състоянието (общо и детайлно) на Третия сектор в България.
            Оценката на капацитетите на дадена НПО започва на две нива: преддоговорно и техническо. Преддоговорното задължително включва поредица от срещи със съответния кандидатстващ екип, с цел неговото експертно оценяване въз основата на система от динамични критерии:

- Качество и състав на екипа;
- Материални дадености (офис, офис оборудване, телефон, факс, Е-mail, и т. н);
- Планове и стратегии;
- Система за самооценка;
- Финансова история;
- История на НПО/имидж;
- Информационни системи;
- Вземане на решения;
- Мисия и цели;
- Членове на УС – ниво на активност;
- Източници на информация;
- Инструменти за управление;
- Организационна култура/климат;
- Силни и слаби страни;
- Проблеми, липси, заплахи за устойчивостта;
- Работа с медиите;
- Способност да се оперира ефективно;
- Влияние върху обществената политика;
- Застъпничество и кампании;
- Способности за лобиране;
- Партнъорства;
- Участие на обществеността;
- Начини за набиране на средства;
- Финансова отчетност;
- Програмна (техническа) отчетност.  

            Горните инструменти дават възможност на донора да прецени собственото си предварително ниво на доверие, преди още да вземе решение за финансиране. По този начин се избягва вземането на решения на тъмно, без предварителна представа за съответната кандидатстваща организация.
            Техническото ниво на оценка започва тогава, когато финансиращата организация е встъпила в договорни отношения с неправителствената организация. То при всички случаи инкорпорира в себе си споменатите системни и динамични критерии за оценка, като при това отива много по-далеч в технически план: именно това е същността на професионалния мониторинг.
            Мониторингът представлява качествено присъствие на финансиращата организация като обективен наблюдател на процеса на изпълнение на съответния проект. Той включва серии от пътувания да организациите, изследване на място на капацитета им и работата им с целевите групи, трайно наблюдение и понякога участие в предвидените от финансираната неправителствена организация мероприятия.
            Всяка НПО има своята относителна тежест в рамките на целевата си група, местната общност, системата от сродни организации. Успехът на една организация често й се изплъзва след приключване на даден добре финансиран проект, тя “увисва” в пространството на своите планове и стратегии, търси начини за устойчиво присъствие в общността, понякога дори сменя приоритетите си с коренно различни дейности.
          Тези тенденции могат да бъдат забелязани навреме при прецизно изследване на място на капацитета на дадена НПО от страна на програмния координатор (наблюдател). Неговата задача е да констатира състоянието на нещата не просто по схемата на необходимото присъствие и навременна отчетност, а по-скоро една по-висока степен на разбирането за необходимост от наблюдение на организацията на място би било схващането, че информационните обвързаности носят по-голяма ефективност от чисто договорните.
        Ключов фактор за успешния процес на мониторинг е намирането на верния път към “сърцето” на организацията – хората, които активно работят за изработването на стратегия на организацията, пишат проекти, участват в семинари, изграждат имиджа на организацията пред партньорите, целевата група, общността, институциите, донорите, медиите.
        Невероятно е да се предположи, че една НПО може да тръгне от позицията на занижен информационен посредник в рамките на общността и след това да започне да се превръща в активен посредник на определен тип граждански процеси. Именно създаването на мрежа е това, което предпоставя непрекъснато присъствие на програмните наблюдатели сред организациите. Моите лични впечатления показват висока степен на успех сред онези НПО, които отделят голямо внимание на външното пространство, медийната стратегия, обратната връзка с целевата група: това е по-ефективно от непрекъснатото присъствие в полезрението на донора със и без повод.
            Всъщност, деликатността на работата на Третия сектор започва и завършва там, където е налице сбор от следните предпоставки за устойчиво присъствие в общността:

- прозрачност на дейностите на НПО;
- прозрачност при вземането на решения, особено при разпределението на средства;
- ясна обосновка на проекта пред съответната целева група;
- последователност на времевия график – не натрупване на дейности на определени дати и цели седмици от паузи, а ежедневно присъствие сред тези, към които проектът е адресиран: целеви групи, местна власт, партньори, медии и т.н.;
- изработване на стратегии за бъдещето – не ограничаване в рамките на един или два проекта, а непрекъсната мисъл и работа за допълнително финансиране, коалиране с други, организационно израстване, спечелване на доверието на нови донори;
- активен информационен обмен със сродни и други НПО в страната и извън нея;
- информираност по отношение на международния, националния и местния политически живот, законодателните приоритети, законодателния механизъм, механизма на работа на общинските власти, медийните приоритети, тенденциите в развитието на бизнеса.     

            По принцип, общественото мнение в момента е  сравнително положително настроено към НПО, и този кредит трябва да бъде осъзнат като основен потенциал за устойчивост – за разлика от бизнес организациите, спрямо които общественото мнение има доста по-негативни нагласи по една или друга причина. Все повече и местните администрации преодоляват “страха” си от дейността на НПО и откликват на предложенията за партньорство.      
            За програмния наблюдател е изключително важно да се запознае с начина на вземане на решения в организацията, нейната финансова история, стратегията й, партньорствата, източниците на информация и информационните системи, възможностите за въвличане на обществеността и влиянието на НПО върху формирането на обществената политика. Анализът на тези данни дава възможност да се приложи метод на оценка на капацитета на организацията и нейните перспективи. Изключителен ефект има дейността на онези НПО, които са съумели да бъдат едновременно фактор в рамките на общността, приоритет на търсенето от страна на собствената си целева група, както и медиатор в сложния и многоаспектен процес на взаимоотношение на между обществеността и местната власт. Такива НПО са способни да оцелеят дори при рязка смяна на приоритетите, тъй като техният облик е изграден на базата на общността и представлявайки фактор в нея, те могат да се насочат към нови, неизползвани възможности за действие, проекти, които представляват нов стил и нова роля на организацията. С оглед на бъдещото развитие на организациите от Третия сектор би било целесъобразно да се помисли за система на учебен мониторинг, инициирана между партньорски НПО с цел организациите да видят нещата и от другата страна, да тръгнат по стъпките на наблюдателя, да усетят приоритетите на донора в практиката на изпълнение както на всеки отделно взет проект, така и в рамките на общата стратегия на дадена финансираща програма. ОСНОВЕН ФАКТОР на процеса е двустранната комуникация. Тя е необходимото присъствие, “живият образ” на съществуващите юридически взаимоотношения между донора и НПО. Комуникацията се извършва на няколко нива – програмно и финансово, формално и неформално, понякога чрез медиите, други НПО, семинари, срещи, командировки, конференции и т.н.

ДОНОР		НПО
МЕДИЯ		ЦЕЛЕВА ГРУПА

Горната схема е само една от възможните комбинации на процеса на комуникация в подобни случаи. Но под “възможна” комбинация тук трябва да се разбира единствено възможната връзка през медията (долу вляво). Константна част от схемата за всяка комуникация от такъв тип е двупосочният обмен на две нива: между донора и НПО; между НПО и целевата група. Вярвам, че без такава комуникация работата на Третия сектор е невъзможна. Същностна черта на процеса на комуникация между донора и НПО е изследването на съотношението между статуса на предварителния график за дейностите по проекта, отчетите на организацията (тримесечни и финални), и от трета страна – впечатленията на наблюдаващия координатор. Това е и най-деликатната част в процеса на комуникация, тъй като тук шумът има няколко източника:

- несъответствие между наименование на проекта и фактическата дейност – изместване на мисията;
- несъответствие между описаните дейности и видяното от наблюдателя – обективен шум;
- несъответствие между описаните дейности и видяното от наблюдателя – субективен шум от страна на НПО (обективно несъответствие);
- несъответствие между описаните дейности и видяното от наблюдателя
- субективен шум от страна на наблюдателя (обективно несъответствие);
- несъответствие между описаните дейности и видяното от наблюдателя
- субективен шум от страна на НПО (субективно (злоумишлено) несъответствие);
- несъответствие между описаните дейности и видяното от наблюдателя
- субективен шум от страна на наблюдателя (субективно (злоумишлено) несъответствие);
- драстични организационни проблеми – конфликти, разделяне на организацията, причиняващо неясен мандат на финансовата отчетност;
- липса на реална целева група и съответно липса на обратна връзка за въздействие върху средата.      

            Крайна мярка за намаляване на шума обикновено е т.нар. “staff meeting”, където наблюдателят представя своите впечатления за разминаване на проекциите. Нерядко това води до консултативно или финансово – ревизорна намеса от страна на донора. С оглед на подчертано деликатната ситуация, характеризираща и обграждаща обикновено работата на Третия сектор, обикновено финансово неизчистена ситуация е нежелателна от страна на донора, тъй като тя се разглежда като “история на неуспеха”. Историите на успех са тези, които се търсят; те изграждат структурата на повсеместни партньорства, работата в мрежи, добрите практики.          
            Какво е добра практика? В този случай е по-добре да се постави въпроса така: “Какво е добра практика в комуникацията между донора и НПО ?”          
            От една страна, тя се съдържа в предопределените нива на комуникация: тримесечни отчети, финансови отчети, оценка за предварителното въздействие, оценка за въздействието на проекта, финални отчети, формуляри за самооценка, визити на наблюдателя, финансови визити и т. н.          
            От друга страна, съществуват допълнителни обективности: медии, семинари, конференции, информации от целевата група.         
            От трета страна, обмяната на информация тук не се извършва от компютри. Представата на участниците в процеса един за друг, за това, кой какво би предпочел да чуе, играе своята роля като фактор, присъщ на човешката същност. Подходите?           Много е важно наблюдателят да не се влияе от личностните характеристики на отделните участници в процеса. Това е  мое своеобразно вътрешно изискване No.1 Важни неща са следните: доколко дадена НПО успява да бъде активен агент в процеса на формирането на обществената политика, регионалната медийна картина, взаимоотношенията на гражданите с местната власт, повишаването на общественото участие при решаването на проблеми, определящи обществената политика.          
            Със сигурност може да се каже, че проблемите на всяка комуникация в рамките на Третия сектор не бива да се профанизират. Те са решими по пътя на постигане на устойчивост на организациите, изработване от тяхна страна на системи за самооценка. Не е пресилено да се твърди, че постигането на сравнително добра  и стратегически балансирана роля на дадена НПО й дава базата за изградена комуникация – във вътрешното пространство на организацията, спрямо партньорите, външната среда, институциите, донорите, целевите групи.  Роля на монитора-експерт:   

Всъщност, при добра и професионално извършена дейност по отношение на мониторинга, се постигат следните ефекти:
 

- Донорът оптимизира ресурсната си схема, увеличавайки дела на реално ефективните проекти;
- Донорът добива възможност да следи историята на собствените отпуснати средства;
- Донорът се превръща в своеобразен партньор на неправителствената организация; - Донорът разполага със система за ежедневен мениджмънт на проектите;
- Донорът може по всяко време да интервенира;
- Донорът разполага с ясна картина за хода на проектите;
- Неправителствената организация дисциплинира графика си и работи при ясна отчетност (финансова и програмна) пред целевата група, общественото пространство и донора;
- Неправителствената организация сама инициира дейности и кани донора да участва в тях;
- Неправителствената организация се превръща в активен агент в процеса на двустранна комуникация с донора и по този начин повишава собствените си организационни капацитети;
- Създава се възможност за изработване от страна на мониторинговия модул на изследвания, сборници и брошури, които в най-пълна степен да отразяват реалните постижения, резултат от дейността на съответните неправителствени организации, благодарение на оказаната им финансова и програмна помощ от страна на донора.  

Светослав Наумов