Планирайте срещите в детайли

Целта определя какъв вид среща трябва да се проведе, каква роля трябва да поеме лидерът и какви специфични задачи трябва да бъдат постигнати.

Според една класификация срещите са осем вида: неформални - целта е доставяне или търсене на информация; валидизиращи - за съобщаване на взети решения или предаване на заповед; планиращи - за изработване на дългосрочен план за действие за групата; решаващи - целта е да се разреши даден проблем; изследователски - търсят се различните мнения по една тема; оценъчни - целта е да се намери обратната връзка; обучителни - целта е усъвършенстване на знанията; тържествени - участниците се събират, за да общуват приятно и да прекарат добре.

Подготовка

Спазването на някои основни правила може да бъде от полза за грижливото планиране на срещите.

• Дефинирайте целта, ясното мнение за онова, което трябва да се постигне, е основата за всичко останало.
• Съставете дневен ред, сложете най-неотложните теми в началото на срещата. Раздайте дневния ред на участниците, така че те да се подготвят по-добре и да имат чувство за отговорност.
• Извършете техническата подготовка - събиране на данни, законови разпоредби, допълнителни материали и т.н.

Етапи

Добре организираната среща обичайно преминава през следните фази -  откриване, информация, дискусия, решения, инструментиране, закриване, които ще разгледаме накратко.

Откриване. Важно е да се започне да се започне навреме, да се представят участниците /ако е необходимо и възможно/, да се припомни целта на срещата. След преглеждане на предварителния дневен ред се определят важните точки и се определя времето за всяка от тях.

Информация. Кратък период от време може да бъде отделен за обмяна на информация, която трябва да бъде ясно разграничена от дискусията.

Дискусия. Предлагат се идеи, изразяват се мнения, претеглят се всички “за” и “против”. Ролята на водещия е, докато координира и улеснява взаимодействието между участниците, да изясни съдържанието на дискусията.

Решения. След дискусията групата трябва да реши какъв завършек е необходим - дали това ще бъдат някакви препоръки, необходимо ли е предложената промяна да бъде изследвана за алтернативи, кой ще осъществява крайното решение.

Инструментиране. Това означава приписване на отговорности и изграждане на целеви данни за изпълнение на задачата, поставяне на срокове. Тези неща дават ясен знак на групата, че решенията, взети на срещата, ще бъдат преследвани.

Закриване. Тук се обобщават постигнатите съгласия, създават се средства за справяне с недовършените въпроси от срещата /или точки на дневния ред/, уговаря се следващата среща. Важно е да се завърши навреме или дори преди определения краен час.

Оценка и продължение на срещата

Сериозно направената оценка предлага ефективни средства за подобряване качеството на срещите. Тя предлага възможност за равносметка за степента, до която предварително определените цели са били постигнати, и за факторите, които помагат или пречат на тяхното осъществяване. Това може да бъде направено в края на всяка среща за около 5-10 минути чрез кратко изказване на всеки участник или чрез предварително подготвен въпросник.

Последващото използване на срещата включва няколко стъпки. Важно е бързото разпращане на документите /протоколи, обобщения на плановете за действие и т.н./ до участниците. Следващата стъпка е насърчаване на изпълнението на задачите, а това става чрез напомняне за ангажиментите, проверка на напредъка, показване на задоволство от резултатите. Недовършените точки от дневния ред трябва да се поставят на обсъждане на следващата среща. Това ще бъде наблюдавано внимателно от онези участници, които са поискали дискусия и решения по тези теми. Всъщност завършването на тази фаза поставя началото на подготовката за следващата среща.