Задбалансовите сметки могат да се използват за допълване и поддържане на системата от управленски показатели, необходими за вземане на управленски решения. Видът и броят на използваните задбалансови сметки зависи от вътрешноуправленските нужди. Предлагаме на Вашето внимание един вариант на задбалансова отчетност, засягащ някои от по-важните проблеми на юридическите лица с нестопанска цел:

- дълготрайни активи ­ обвързаност на придобиването с развивани програми/проекти, амортизации, временно предоставяне на трети лица;
- дарения от страна на организация с нестопанска цел към трети лица ­ осчетоводяване тяхното отчитане и възстановяване;
- поети задължения от страна на организацията с нестопанска цел за бъдещи програмни разходи;
- поети задължения от страна на дарители към организация с нестопанска цел за предоставяне на дарения.

Предоставянето на необходимата информация за вземане на управленски решения и упражняване на контрол по горепосочените проблеми е на основата ползването на следния примерен сметкоплан:

1. Условни вземания по неотчетени дарения 940

2. Условни вземания от дарители 948

3. Предоставени активи за временно ползване 961

4. Разни активни задбалансови сметки 981

5. Придобити дълготрайни активи 982

6. Амортизация на дълготрайни активи 983

7. Условни задължения по проекти 951

8. Условни задължения по договори за дарения 952

9. Разни пасивни задбалансови сметки 991

10. Източници на придобиване на дълготрайни активи 992

11. Натрупани амортизации по източници на придобиване 993

От последните изменения на националните счетоводни стандарти и националния сметкоплан ясно личи, че юридическите лица с нестопанска цел няма да начисляват амортизации. Това, от една страна, до голяма степен облекчава счетоводителите. От друга страна, се загубва информацията относно структурата и възрастта на дълготрайните активи на организацията. От трета страна, при предоставяне на информация пред чуждестранни донори понякога се налага да се преизчисляват годишните отчети в съпоставим с международните стандарти вид, при който амортизациите се включват като присъщ разход за дейността. Ето защо препоръчително е:

- Организацията да поддържа инвентарна книга на дълготрайните активи.
- С помощта на задбалансовите сметки да се поддържа постоянна информация за амортизациите на дълготрайните активи.
- Системата от сметки да бъде изградена така, че да подава информация за дълготрайни активи, закупени по различни проекти, т. е. за източниците на финансирането им.

Инвентарната книга може да съдържа всички атрибути, които са необходими за вътрешния контрол по ползването и опазването на дълготрайните активи като:

- Инвентарен N на дълготрайния актив
- Местонахождение
- Дата на зачисляване (вписване)
- Първоначална стойност
- Материално отговорно лице
- Срок за пълно изхабяване
- Инвентарната книга ще подпомогне:

1. Извършването на периодичните инвентаризации съгласно чл. 34 от ЗС.

2. Отписването в срок на напълно амортизиралите се дълготрайни активи.

3. Ще бъде помощна информация за изчисляване на амортизациите.

За осчетоводяване на амортизациите може да се ползват следните сметки и статии:

В момента на придобиване,едновременно с увеличаването на капитала, се регистрират задбалансово и източниците на придобиване на дълготрайните активи ­ обвързаността им с дарения, приети от организацията с нестопанска цел.

    а) Дебит група 20 дълготрайни материални активи

Кредит сметка 105 капитал на юридически лица с нестопанска цел

    б) Статии за източници на придобиване

Дебит сметка 982 придобити дълготрайни активи
Кредит сметка 992 източници на придобиване на дълготрайни активи

Сметките 982 придобити дълготрайни активи и 992 източници на придобиване на дълготрайни активи могат да се водят аналитично, както следва:

Сметка 982 придобити дълготрайни активи

1. Земи, гори

2. Сгради

3. Машини, съоръжения и оборудване

4. Транспортни средства

5. Стопански инвентар

6. Други

Сметка 992 източници на придобиване

1. Придобити със собствени средства

2. Придобити от дарения

2.1. Аналитично по дарители
2.2. .....
2.3. .....

3. Закупени по проекти

3.1. Аналитично по проекти
3.2. .....
3.3. .....

За изчисляване на амортизациите в края на отчетния период

Дебит сметка 983 изчислени за отчетния период амортизации
Кредит сметка 993 натрупани амортизации по източници на придобиване на дълготрайни активи

Сметки 983 изчислени за отчетния период амортизации и 993 натрупани амортизации по източници на придобиване на дълготрайни активи се водят аналитично в съответствие със структурите на сметки 982 придобити дълготрайни активи и 992 източници на придобиване на дълготрайни активи.

Както се вижда, това е значителен допълнителен труд от страна на счетоводителя. Ето защо трябва да се извършва само ако счетоводната информация е голяма по обем и ръчното £ сумиране и обработване би довело до съществени грешки. Какви да бъдат критериите за същественост, е въпрос на изобратената счетоводна политика.

Съществува практика някои организации с нестопанска цел да предоставят подкрепа на конкретни проекти, извършвани от трети лица, посредством предоставянето им на ограничени права за ползване на дълготрайни активи (временно ползване). Организацията запазва правото си на собственост върху тях и ги получава обратно съгласно договорената схема за временно ползване. При наличие на подобна практика водената в организацията с нестопанска цел стандартната отчетност за дълготрайните активи следва да бъде допълнена с информация за лицата, на които временно са предоставени дълготрайни активи, и обвързаността на ползването с осъществяване на проектна (програмна) дейност.

Обемът на дълготрайните активи, предоставени от организацията с нестопанска цел за ползване от трети лица с цел осъществяване на програмна дейност, е важна информация при анализиране и обосноваване на разумното ниво на дълготрайните активи в баланса на юридическото лице с нестопанска цел.

За водене на задбалансова отчетност в индивиуалния сметкоплан на организацията се въвеждат сметките:

961 Предоставени активи за временно ползване с аналитично водене по получатели
991 разни пасивни задбалансови сметки

Предоставянето на активи се осчетоводява:

Дебит сметка 961 предоставени активи за временно ползване
Кредит сметка 991 разни пасивни задбалансови сметки

Връщането обратно на дълготрайните активи в организацията с нестопанска цел се осчетоводява:

Дебит сметка 991 разни пасивни задбалансови сметки
Кредит сметка 961 предоставени активи за временно ползване.

Аналогични счетоводни записи, прекратяващи задбалансовото завеждане на дълготрайни активи в случай на прехвърляне на собствеността върху актива (последващо даряване) или неговото бракуване.

При необходимост от поддържане на информация за програмната структура на инвестиции от страна на юридическо лице с нестопанска цел в предоставени за временно ползване дълготрайни активи, задбалансовата отчетност се води аналитично не само по получатели, но и по програми/проекти.

Препоръчително е задбалансовата отчетност да бъде съчетана с регистриране в инвентарната книга на данни за договора, по който се предоставят временно дълготрайните активи, и датата на, която трябва да бъде възстановено.

В изпълнение на сключените договори организация с нестопанска цел извършва дарения в полза на трети лица за осъществяване от тях на конкретни проекти и ги отчита като разход в момента на тяхното изпълнение (прехвърляне на активите към бенефициента). Остава открит въпросът за упражняването на контрол от организацията върху тяхното усвояване посредством счетоводно поддържане на информация за приетите от нея отчети, за възстановените обратно в организацията суми по неусвоените от бенефициентите средства и на тази основа счетоводна информация за неотчетената част от даренията.

Невъзможността подобна информация да фигурира в баланса на организацията с нестопанска цел под формата на аванси поради факта, че вече са осчетоводени като разход, ни насочва към алтернативата за задбалансовото им отчитане.

В индивидуалния сметкоплан се въвежда сметката:

940 условни вземания по неотчетени дарения, аналитичност по юридически и физически лица

При предоставяне на дарението

Дебит сметка 940 условни вземания по неотчетени дарения
Кредит сметка 991 разни пасивни задбалансови сметки

Приемане на отчет за използване на дарението

Дебит сметка 991 разни пасивни задбалансови сметки
Кредит сметка 940 условни вземания по неотчетени дарения

Възстановяване на неизразходвана част

Дебит сметка 991 разни пасивни задбалансови сметки
Кредит сметка 940 условни вземания по неотчетени дарения

Въвеждането на аналитична отчетност за програмната и проектната структура на средствата, възстановени обратно в организацията с нестопанска цел, дава необходимата бюджетна информация за вземане на управленски решения.

Препоръчително е воденето на задбалансовита отчетност да дава възможност за обособяване на операциите по приемане на отчет от тези по възстановяване на средства. Алтернативата е анализирането на операциите по включените в баланса сметки ­ сторнировъчните статии по възстановени средства от текущата година и приходите от регламентирана дейност от възстановени средства от предходни години.

Поддържането на информацията за частта от бюджета на организациите с нестопанска цел, която е заделена за конкретни проекти, подлежащи на изплащане, е едно от важните задължения на финансово-счетоводната система. Въз основа на тази информация се вземат решения за наличните свободни финансови ресурси за финансиране на следващи проекти, етапи от проекти и програмни дейности. Необходимо е да се поддържа информация за договорените плащания. При наличие на по-голям брой предстоящи плащания по различни проекти отсъствието на актуална информация може да доведе до неяснота и преразход на средства по конкретен проект/програма или невъзможност за изплащане на всички поети ангажименти.

В зависимост от дейността на организацията с нестопанска цел заделянето на бюджет може да се изразява в:

Договаряне с трети лица за изпълнението на дейности, свързани с осъществяване на конкретен проект.

Примерни задбалансови сметки при организации, преразпределящи приходите си за реализиране на проекти:

951 Условни задължения по проекти, аналитична отчетност по проекти, програми
981 Разни активни задбалансови сметки

Счетоводните статии са следните:

Сключване на договорености с трети лица по изпълнение на дейности по изпълнение на конкретен проект

Дебит сметка 981 разни активни задбалансови сметки
Кредит сметка 951 условни задължения по проектис размера на договорената сума

При изплащане на средствата по договора едновременно със стандартното начисляване на разходите, се извършва и задбалансов запис:

Дебит сметка 951 условни задължения по проекти
Кредит сметка 981 разни активни задбалансови сметкис размер на изплатената сума.

Остатъците по аналитичните партиди на сметките 951 по програми и по проекти дава информация за предстоящите за изплащане разходи.

Пример:

Организация с нестопанска цел „Защита на застрашени от изчезване животински видове“ е осигурила бюджет за дейността си през 1999 г. в размер на 30 000 лева.

Към 30 август 1999 г. дебитният оборот на сметка 611 е в размер на 18 000 лева, аналитичната отчетност по проекти е:

1. Издаване на каталог 5000

2. Провеждане на семинари 10 000

3. Оперативни разходи 3000

Ако се гледа само тази информация, организацията разполага с неизразходван бюджет в размер на 12 000 лева.

При водене на аналитичната отчетност по сметка 951 условни задължения по проекти, ще се види, че към 31 август сключените и неизплатени договори са на стойност 10 000 лева, както следва:

Дебитен Кредитен Салдо оборот

951 10 „Издаване на каталог“ 5000 5000 0

951 20 „Провеждане на семинари“ 10 000 14 000 4000

951 30 „Подзаконови нормативни актове“ 0 6000 6000

Като се сумират данните от двете сметки, като към направените разходи в размер на 18 000 лева се прибавят и 10 000 лева условни задължения по проекти, ще се види, че до края на годината за нови проекти могат да бъдат разпределени още 2000 лева.

Сключване на договор с трети лица за предоставяне от своя страна на дарения с цел осъществяване на конкретни проекти.

Примерни задбалансови сметки при фондации, разпределящи дарения за осъществяване на дейности от трети лица:

Сметка 951 лица по условни задължения, аналитичност по лица
Сметка 981 разни активни задбалансови сметки

Счетоводните статии са следните:

Сключване на договор

Дебит сметка 981 разни активни задбалансови сметки
Кредит сметка 951 лица по условни задължениясъс сумата на договора.

Изплащане на договори

Дебит сметка 951 лица по условни задължения
Кредит сметка 981 разни активни задбалансови сметки с размера на изплатената сума.

За управление на организация с нестопанска цел трябва да поддържа актуална информация за разполагаемия бюджет, в това число и поетите задължения от страна на финансиращите я организации, които подлежат на изпълнение през следващите периоди.

Примерни сметки:

948 Условни вземания от дарители
991 Разни пасивни задбалансови сметки

Аналитичната отчетност на всички задбалансови сметки се води по лица дарители.

    1. Получаване на писмен документ, даващ основание за признаване на условни вземания. Дебит сметка 948 условни вземания от дарители

Кредит сметка 991 разни пасивни задбалансови сметкисъс сумата, посочена в дарителския документ.

    2. При получаване на превода по това условно вземане едновременно със статията за дебитиране на сметките от група 50 парични средства се съставя и следната счетоводна статия: Дебит сметка 991 разни пасивни задбалансови сметки

Кредит сметка 948 условни вземания от дарителисъс сумата на превода.

За повече информация, моля пишете ни на info@ngorc.net